COVID-19 a transformé le fonctionnement des entreprises. Notamment en termes de préférence pour le télétravail (qui est moins cher pour les employeurs et plus pratique pour leurs équipes). Mais peu de mention est faite de la façon dont la pandémie a alimenté la croissance des flottes grises (employés utilisant leurs véhicules privés pour des voyages d’affaires). Ce ne serait pas un problème si les propriétaires d’entreprise savaient combien de véhicules ils possèdent. Mais beaucoup ne le font pas. Et du point de vue de la conformité des véhicules de flotte, cela peut être un risque.
Approfondissons et démantelons certains des défis posés par les flottes grises dans un paysage économique modifié (peut-être pour toujours) par COVID-19.
1. Respecter une obligation de diligence
Les bonnes personnes gèrent-elles vos flottes grises ? Idéalement, la responsabilité devrait être répartie entre les départements, y compris les ressources humaines, les comptes et la gestion de la flotte. En mettant en commun leur expertise, ces professionnels devraient être en mesure de développer une stratégie complète de conformité des véhicules de flotte.
Avant que cela ne se produise, les personnes impliquées doivent comprendre leurs responsabilités. Quels systèmes et processus sont nécessaires ? Comment les conducteurs de flotte grise doivent-ils agir et quelles mesures doivent être prises pour s’assurer que les véhicules sont entretenus, assurés et en bon état de marche ? En fin de compte, vous devrez prouver que toutes les mesures nécessaires ont été prises pour éviter un accident.
2. Comprendre la législation relative à la flotte grise
Les responsables de votre stratégie de conformité de flotte doivent se familiariser avec la législation clé (qui peut sembler dense, complexe et difficile à interpréter au premier abord). De nombreuses mesures existent, mais nous avons inclus les trois premières ci-dessous.
Loi de 2007 sur l’homicide involontaire coupable
Si un conducteur travaillant pour votre entreprise décède au cours d’un voyage lié au travail, les conséquences pourraient être graves. Votre entreprise pourrait être poursuivie et des sanctions financières sévères pourraient être imposées.
Règlement de 1999 sur la gestion de la santé et de la sécurité au travail
En tant qu’employeur, vous êtes légalement responsable de la santé et de la sécurité de vos travailleurs, même lorsqu’ils sont hors site et utilisent un véhicule de flotte gris. Cela fait partie de votre devoir de diligence. Vous devez donc effectuer une évaluation des risques pour vous assurer que toutes les précautions raisonnables ont été prises pour protéger vos travailleurs.
Guide de conduite HSE au travail
Dans le cadre de votre stratégie de conformité des véhicules de flotte, assurez-vous que votre politique comprend des déclarations sur vos véhicules, vos conducteurs et leurs trajets.
Mettre en œuvre un programme de formation de la flotte grise
Cela ne doit pas être un programme autonome. Il peut à la place être intégré à votre processus d’intégration ou à d’autres cours internes que vous organisez. La formation devrait être disponible pour les membres de l’équipe nouveaux et existants qui doivent conduire un véhicule de flotte grise dans le cadre de leur travail.
Pour que votre stratégie de conformité des véhicules de flotte soit aussi réussie que possible, pourquoi ne pas publier des directives sur vos panneaux d’affichage, votre intranet et vos manuels ? Vous devez également créer une politique Driving For Work et la rendre disponible au téléchargement via un lecteur partagé.
Il est également important de vérifier que votre politique Driving For Work est à jour (même si elle est intégrée dans le document de santé et de sécurité de votre entreprise). Vous ne savez pas comment créer ou mettre à jour le vôtre ? Voir les directives du Health and Safety Executive (HSE) sur la conduite pour le travail.
Conclusion
COVID-19 a conduit de plus en plus de personnes à utiliser leurs propres véhicules pour leurs déplacements professionnels. Cela signifie que de plus en plus d’entreprises sont confrontées aux risques associés aux flottes grises et doivent s’assurer que les bonnes mesures et politiques sont en place pour assurer la sécurité de leurs employés.
Bien que certaines restrictions aient été levées, la pandémie n’est pas encore terminée et il est essentiel que les propriétaires d’entreprise restent vigilants et maintiennent à jour leurs stratégies de conformité des véhicules de flotte.
Comment pouvons nous aider?
Chez Driver Check, nous sommes là pour nous assurer que tous les employés sont en sécurité tout au long de la pandémie de COVID-19 et avant. Notre expertise a aidé plus de 1200 clients à maintenir leurs véhicules et leurs chauffeurs conformes.
Nous nous assurons que, si les employés utilisent leurs propres véhicules, ils respectent les exigences légales (telles que l’assurance commerciale, le CT et la taxe routière) pour assurer leur sécurité sur la route et la conformité de votre entreprise.
Donc, si vous gérez une flotte grise et avez besoin d’aide pour la conformité des véhicules, contactez notre sympathique équipe Driver Check pour une discussion dès aujourd’hui.